למנוע ולזהות התנהגות לא נאותה של העובד במשרד הרפואי שלך
בקרות פנימיות מוגדרות כתהליך שנועד להרתיע הונאה, לשמור על משאבי החברה, ולהבטיח ציות לחוקים ולתקנות. בקרות פנימיות יעילות רק אם הן נקבעות על פי הצרכים הספציפיים של המרפאה הרפואית, מיושמות, נמדדות ונמדדות על מנת לוודא שהן פועלות כמתוכנן.
על המרפאה לנקוט בגישה פרואקטיבית כדי למנוע ולזהות התנהגות לא נאותה של העובד על ידי מדיניות לגבי הבקרות הפנימיות. למניעת ולזיהוי תפקיד חשוב מאוד בכל תהליך בקרה פנימי על ידי צמצום רמה מסוימת של סיכון.
1 -
שכירת שיטות עבודהשכירת צוות המשרד הרפואי הטוב ביותר היא דרך יעילה לחיזוק תהליך בקרה פנימית. שכירת צוות כי הוא מוכשר, אמין ואמין על ידי יסודי prescreening מועמדים היא רק תחושה עסקית טובה. בדיקות רקע והמחאות התייחסות הן דרכים קלות לנכש את כל תפוחים רעים להרתיע אנשים מסוימים מן המבקש לתפקיד.
למרות שמעסיקים קודמים אינם רשאים למסור מידע כלשהו מלבד סטטוס תעסוקתי וזכאות לשיקום, ניתן לבקש ממבקשים לספק פרטי קשר למפקחים או עמיתים קודמים לקבלת מידע מפורט יותר. בדיקות רקע כולל בדיקות אשראי גם לספק פרטים על ההיסטוריה האישית של המבקש.
יותר
2 -
הפרדת תפקידיםהפרדת חובות מונעת מעובד אחד את האחריות של עסקאות מרובות הקשורות לטיפול כספים. כאשר העובד צריך להתמודד עם כסף צריך להיות אדם אחד אשר מסמיך עסקאות מסוימות, אדם אחר אחראי על עיבוד, ואחד אחר עבור פיוס ו recordkeeping. זה מבטיח כי אף אחד לא יכול לבצע כל משימה שלא זוהה או נבדק על ידי אדם אחר.
הפרדת חובות מקשה על כל סכום של כסף ללכת לאיבוד, בין אם זה ברמה של דלפק הקבלה או ברמה הניהולית של המשרד הרפואי. כאשר העובדים יודעים כי כל תהליך הוא במעקב ובקרה, זה מעודד דיוק ויושר בביצוע משימות.
3 -
תיעודכל עסקה פיננסית צריכה להיות עקבות נייר. תיעוד הוא לא רק את הנוהג של כתיבה או תיעוד פעולות, אלא גם של שמירת עותקים של כל הרשומות הפיננסיות כגון חשבוניות ותשלום העברות. העובדים צריכים להיות מודעים לא לבצע עסקה על בסיס בקשה מילולית.
תיעוד תקף כולל טפסים רשמיים של המשרד הרפואי, נייר מכתבים או חשבוניות וצריך להיות מאושר על ידי חתימה, במידת הצורך. המחאות חייבות תמיד לקבל חשבונית, כמו גם החזרים כספיים, העברות כספים או הודעות תשלום. מזומן צריך להתקבל רק, מעולם לא חילק אלא אם כן לתת בחזרה שינוי המטופל. יש לתעד גם את ההתאמה של תיבת המזומנים בתחילת ההתחלה ובסופה.
4 -
פיזית ואבטחה אלקטרוניתהשימוש בכספות, במערכות אזעקה, במצלמות ובמנעולים יכול לסייע למשרד הרפואי בשמירה על נתונים, מלאי, נכסים וכסף.
1. שמור את כל תיבות המזומנים, המחאות וקבלי הקבלה נעולים בכספת עם גישה מוגבלת על ידי צוות המשרד הרפואי. יש לשנות את הקומבינציה באופן קבוע.
2. יש מערכות אזעקה במקום אחרי שעות וימי Nonoperational.
3. ניתן למקם מצלמות בכל כניסה ויציאה, בדלפק הקבלה ומכוונות לכספת.
4. לשמור על דלתות לחדר האספקה ו / או בית מרקחת הקבינט נעול בכל עת ורק לאפשר גישה לאזורים מסוימים לפי הצורך.
אמצעי הגנה אלקטרוניים כוללים את השימוש בסיסמאות והגבלת הגישה לאנשי צוות מורשים בלבד.
5 -
פעולות ניטורכל תהליך בקרה פנימי יהיה שלם ללא דרך לפקח על פעולות. ניטור הבקרות הפנימיות כולל בדיקה של הפעילות היומיומית על מנת להבטיח שהתהליכים פועלים כראוי.
1. התאמת מזומנים
2. חשבון או תרשים ביקורת
3. אימות על ידי השוואת דוחות
4. בדיקות מלאי רגילות
הקפדה על כל התהליכים היא חיונית, אבל בראש ובראשונה מנהל המשרד הרפואי חייב:
1. לקבוע כללים ומטרות
2. לתקשר אותם לכל הצוות
3. לספק משוב על בסיס קבוע