תקשורת אלקטרונית הופכת יותר פופולרי בימים אלה מאשר שיחות טלפון, "חילזון" דואר, ואפילו במקרים מסוימים, פגישות פנים אל פנים. בכל הגדרה מקצועית כולל המשרד הרפואי, חשוב לקחת בחשבון כמה דברים בעת שליחת הודעות דוא"ל לעמיתים לעבודה, חולים, רופאים, בתי חולים, ספקים או אנשי מקצוע אחרים.
אנשים מבלים חלק גדול מהיום שבו הם פותחים וקוראים הודעות דוא"ל.
זמן יקר לא צריך להיות מבוזבז על הודעות דוא"ל לא יעיל וחסר חשיבות. מקצוענות אותו תשתמש בטלפון, התכתבות דואר או פנים אל פנים צריך לבוא לידי ביטוי גם בדוא"ל. זכרו תמיד כי דוא"ל הוא סוג של תקשורת הדרך שבה המקלט מפרש את המסר הוא הדבר היחיד שחשוב.
לפני יצירת ושליחה של דוא"ל, שאל את עצמך כמה שאלות.
- האם הדוא"ל הוא הטופס הטוב ביותר של תקשורת עבור המידע שאני שולח?
- האם זה מקצועי?
- האם זה תואם HIPAA?
- האם זה מייצג אותי במדויק ואת המשרד הרפואי?
אימייל כללי התנהגות מס '1
האם לחשוב על התוכן של ההודעה שלך לפני שתלחץ על שלח . ודא שהודעת הדוא"ל היא צורת התקשורת המתאימה עבור ההודעה שלך במקום שיחת טלפון או פגישה. זכור כי התוכן צריך לשקף את התמונה ואת רמת המקצועיות הצפויה של המשרד הרפואי שלך.
אין לשלוח, להעביר או להשיב על כל דוא"ל המכיל אופי גס, פוגע, משמיץ, משמיץ, גזעני או מיני. העונשים יכולים להיות חמורים לך ולרפואה.
אימייל כללי התנהגות מס '2
האם להשתמש דקדוק תקין, סימני פיסוק, איות. שוב, המסר שלך הוא השתקפות של המשרד הרפואי שלך.
כמו כן, הקפד לשמור את המסר תמציתית ולהשתמש פריסה נכונה עבור ההודעה שלך אשר מקל על הקריאה. הגה את הדוא"ל שלך לפני שתלחץ על שלח .
אל תשתמש ב- ALL CAPS שכן הדבר נחשב לצרוח או לצרוח בעולם המקוון. השתמש מודגש או נטוי כדי להדגיש מילה או ביטוי. כמו כן, להימנע משימוש גופני מאוד מוזר או מוזר כמו זה עושה את הדוא"ל שלך קשה יותר לקרוא.
אימייל כללי התנהגות מס '3
ודא שהודעת האימייל נשלחת לנמענים המתאימים. מידע במשרד רפואי, במיוחד הקשורים מידע המטופל, צריך להיות משותף על הצורך לדעת בסיס בלבד. כמו כן, שקול כי אנשים עשויים לשקול מידע לא רלוונטי להם כמו "דואר זבל".
אין לדון במידע אישי וסודי או לצרף קבצים למטופל בדוא"ל. השתמש מספרי חשבון המטופל או מספרי שיא רפואי לייעץ למישהו כדי לסקור את החשבון. את המידע שלך יש לציין שם.
אימייל כללי התנהגות מס '4
האם לענות על הודעות דוא"ל מקצועי תוך 24 שעות במידת האפשר. אם זה לא נותן לך מספיק זמן, לפחות להגיב לומר שקיבלת את הדוא"ל ואתה תקבל בחזרה אליהם בהקדם האפשרי.
אל תשיב לדואר זבל או לבקשה להירשם כמנוי / לבטל מנוי.
זה רק לייצר יותר דואר זבל אשר יהיה להציף את העסק שלך דוא"ל.
אימייל כללי התנהגות מס '5
האם לשמור על רגשות מתוך הודעות דוא"ל. להיות מנומס ומקצועי. לדעת מי אתה יכול להיות פורמלי עם אחרי מספיק זמן עבר לבנות את סוג של מערכת יחסים.
אל תגיד שום דבר בדוא"ל שאתה עלול להתחרט עליו מאוחר יותר. היזהר בעת שליחת או תגובה לדוא"ל בכעס. לעולם אל תעיר הערות אישיות על אדם אחר, תכתוב הערות שיפגעו במישהו או יגידו משהו שלא תגיד בעצמך.
אימייל כללי התנהגות # 6
האם לשמור על הומור, בדיחות, ואת האירוניה למינימום. הכוונות הן לעתים קרובות "איבדו בתרגום" בהודעות דוא"ל ואנשים לא תמיד מקבלים את הבדיחה.
תחשוב על זה מנקודת המבט של הנמען.
אל תשלח, העבר, או השב להודעות שרשרת. זוהי התנהגות לא מקצועית וכמה אנשים רואים את זה כדואר זבל. זכור כי כל תוכן שאתה שולח צריך לשקף את התמונה ואת רמת המקצועיות הצפויה של המשרד הרפואי שלך.