T הקבלה של משרד רפואי יכול להיות מקום מאוד עסוק. צוות דלפק הקבלה הוא חיוני עבור פעולות חלקה של המשרד הרפואי. הצוות בדלפק הקבלה מורכב בדרך כלל של פקידים ו / או עוזרים רפואיים בהתאם לגודל של משרד רפואי אדם אחד עשוי להיות שניהם. מלבד החובות הקליניות, דלפק הקבלה אחראי לחמש משימות ניהוליות:
- מטופלים ברכה
- מענה וניהול של הטלפון
- תזמון פגישות
- תקשורת
- התכתבות חיצונית
1 -
חולים ברכהברכה חולים לא רק על מה שאתה אומר, זה גם על איך אתה אינטראקציה עם המטופלים. דלפק הקבלה אחראי על קבלת החולה בברכה.
דלפק הקבלה הוא הרושם הראשוני שחולה מקבל כאשר מתקשר או מבקר את הפרקטיקה הרפואית. חשוב כי דלפק הקבלה מספק שירות לקוחות יוצא דופן להיות ייצוג חיובי של הפרקטיקה הרפואית.
הנה דרכים אחרות של ברכה חולים:
- עונה לטלפון תוך שמירה על נימוס, באופן עקבי באמצעות כללי התנהגות נאותים
- שומר על אזור הקבלה נקי ומאורגן
- רושם מטופלים חדשים ומעדכן את הנתונים הדמוגרפיים הקיימים של המטופלים על ידי איסוף מידע מפורט על המטופל, כולל מידע אישי ופיננסי
- מקדם את זרימת המטופלים על ידי מתן הודעה על כך לחולה, להיות מודע לעיכובים ולתקשורת עם מטופלים ועם צוות קליני
- מגיבה לחולים, למטופלים פוטנציאליים ולחקירות אורחים בצורה אדיבה
2 -
מנהל את הטלפוןבעת מענה לטלפון בצורה מנומסת ועקבית הוא חלק מהחולים ברכה, זה לא החובה היחידה של האחריות הטלפונית של דלפק הקבלה.הדלפק הקבלה יש את האחריות לקבל את כל השיחות הנכנסות גם הצבת שיחות יוצאות בעת הצורך.
- שיחות נכנסות: שיחות נכנסות כוללות שיחות מטופלים, טלמרקטינג, נציגי רפואה, רופאים אחרים ועוד. על דלפק הקבלה להשתמש בנימוס נאות בטלפון בעת ניהול הטלפונים באמצעות מיומנויות תקשורת אלה: להיות מאזין פעיל, לנהל נימוסי טלפון טובים, שיחות מסך, להשתמש בטקט, לשאול שאלות ולשמור על סודיות.
- שיחות יוצאות: לפעמים ייתכן שהדלפק יצטרך לבצע שיחות יוצאות כדי לדון במינוי המטופל, לבצע פגישות או הפניות מחוץ לבית, או להזמין חומרים מתכלים. כנציג של המשרד הרפואי, חשוב באותה מידה להשתמש כללי התנהגות נאותים.
3 -
תזמון פגישותתזמון יעיל הוא הכרחי עבור החוויה המטופל מעולה זרימת החולה חלקה. רוב המשרדים הרפואיים לנצל תזמון תוכנה שעושה תזמון פגישות פשוטים וקלים. עם זאת, בדלפק הקבלה חייב להיות מסוגל למלא ביטולים או לא מראה ולהיות יעיל בתקשורת שינויים בלוח הזמנים לחולים ורופאים.
4 -
תקשורתדלפק הקבלה של המשרד הרפואי הוא כמו רכזת תקשורת. רוב התקשורת interoffice עובר דרך דלפק הקבלה במיוחד כאשר מדובר במשימות ניהוליות הקשורות לחולה.
כדי לתקשר בצורה יעילה ביותר מידע תמציתי ברור הוא חיוני. בין אם בתזכיר, תקשורת כתובה, באמצעות אימייל פנימי של המשרד, אינטראקציה אחת על אחת, או במסגרת קבוצתית, חשוב להיצמד לנושא שלפנינו ולא לסטות מהנקודה.
כמה מיומנויות בסיסיות הצורך תקשורת interoffice יעיל כוללים:
- נימוסי טלפון
- שירות לקוחות
- מילים בסיסיות ותוכנות Excel
- ניהול זמן
- כישורי ארגון
5 -
תקשורת חיצוניתתקשורת חיצונית כרוכה בתקשורת עם ספקים, נוהלי רופא אחרים, חברות ביטוח ועסקים אחרים. זה עשוי לדרוש ביצוע שיחות טלפון יוצאות, הקלדת אותיות מקצועיות, שליחת פקס ומכתבים.
הידע של נהלי המשרד בדרך כלל מתקבל תואר או תעודת עמיתים בתוכנית עסקית כולל תהליכים ונהלי ניהול, עיבוד תביעות, הכנת תרשימי המטופל, מיומנויות מחשב בסיסיות. בסיסי מיומנויות עוזר מינהלי להיות מסוגל לפעול כראוי ציוד משרדי חשובים להצלחה במשרד הקדמי.